В ПСБ ИИ требовалось организовать оперативное управление сложными проектами с большим объемом документов и длинной цепочкой согласований.
Для качественного обеспечения контроля, мониторинга и отчетности по каждому этапу проекта эксперты ПСБ ИИ приняли решение создать единую систему, которая сделает работу более эффективной и оценку проектов своевременной.
Перед командой RDN Group стояла задача на базе Битрикс24:
- сделать прозрачным процесс ведения инвестиционных проектов;
- автоматизировать согласование договоров, сделок, счетов и актов;
- оптимизировать процесс согласования пакетов документов для проведения мероприятий.
Ход проекта
Этап 1. Система согласований
На первом этапе была настроена система коммуникации для согласования сделок, мероприятий и документооборота (договоры, счета и акты).
Бизнес-процесс согласования включает в себя:
Протокол согласования
- После согласования документов пользователи могут видеть: кто, в каком порядке, когда (дата и время принятия решения) согласовал или не согласовал документ, а также комментарии к согласованию.
- Во всех процессах есть возможность возврата документа на доработку.
Лист согласования
Это документ, который автоматически формируется в конце согласований как при положительном, так и при отрицательном исходе. Для этого RDN Group научили процессы в ленте работать с генератором документов. Данный функционал позволяет в удобной форме передать руководству документы на подписание.
Подключение помощников
На всех этапах процесса согласования сотрудник имеет возможность составить запрос на подключение другого работника для помощи с задачей. В этом случае сотрудник-помощник имеет возможность выразить свое мнение по согласованию и комментариям.
Периоды утверждения
Для того, чтобы процессы протекали без остановок, было реализовано автосогласование. Если сотрудник по каким-то причинам не утвердил документ в заданный период, то система ставит отметку об автосогласовании.
Систему уведомлений
Система рассчитывает срок и за рабочие сутки до наступления срока выполнения задания отправляет напоминание. Также каждый день для каждого сотрудника система формирует индивидуальный список заданий для выполнения и отправляет его на email.
Результаты:
Благодаря адаптации процессов согласования документооборота в электронном формате на платформе Битрикс 24, сократилось время на согласование документов, крупные сделки и объемный документооборот стали более прозрачными, время на подписание документов сократилось. У ответственного лица появилась возможность контроля всех этапов без личного контакта, так как система сама напомнит о себе.
Этап 2. Инвестиции
Отдельный важный блок платформы занимают инвестиционные проекты. Для удобной работы по инвестиционным проектам в Битрикс24 были выполнены следующие настройки:
- Все заявки в автоматическом режиме поступают с формы на сайте в Битрикс24.
- После принятия инвестиционного проекта подписание обязательных документов, взаиморасчетов происходит с помощью смарт-процесса. Это позволяет на каждой стадии ставить задачи, которые могут быть выполнены на любом последующем этапе.
- После прохождения смарт-процесса пользователь заполняет карточку инвестиций, в которую добавляет файлы по проекту, протоколы, описания и другие данные.
Этап 3. Управленченский консалтинг
Это внебанковский сервис, который предоставляет услуги бизнесу по стратегическому, операционному, инвестиционному консалтингу, управлению строительными проектами, сопровождению государственно-частного партнерства, работе с органами государственной власти и общественным сектором.
Для оптимизации и прозрачности бизнес-процессов в этом направлении все работы были перенесены на единую платформу.
Благодаря настройке смарт-процесса в Битрикс24 удалось реализовать следующие особенности:
- Проект ведется по стадиям и содержит в себе не только документы, но и информацию о фактически затраченных часах на данный проект.
- Каждому проекту после согласования выдается проектный код. Без кода активность не может перейти в стадию проекта. В результате этого сотруднику, подавшему проект, приходит оповещение о согласовании проекта и присвоении уникального кода. Проектный код несет в себе информацию о проекте (кто курирует проект, тип проекта).
- После выдачи проектного кода для проекта автоматически создается новая группа для работы с ним.
Результат:
Данный формат позволяет руководству отслеживать ход проектов и финансовую показатели, контролировать работу и сокращать время согласования.
